9x Tips van Melle: Hoe organiseer je een event?


Melle Bouwhuis

Girlboss Melle Bouwhuis organiseert binnenkort haar tweede event. Lijkt dit jou ook leuk? Melle legt je uit hoe je een idee omzet in actie.

Vanaf het moment dat Melle Bouwhuis (29) in 2015 haar inspirerende girlboss-blog ThankGodItIsMonday.nl begon, wist ze dat ze ‘meer wilde zijn dan een blog’. Het bleef lang bij een idee, omdat ze niet wist waar ze moest beginnen en of het wel zou lukken. Tot iemand Melle vertelde dat een event niet meteen enorm groot hoeft te zijn. Eindelijk durfde ze het aan en organiseerde een fysieke meet-up. Vandaag deelt Melle haar tips voor het houden van een event.

 

1. Begin klein

Ik verklapte het net al een beetje, maar ‘think big’ is niet in alle gevallen verstandig. “Ik dacht in eerste instantie aan verschillende workshops die de hele dag zouden duren”, vertelt Melle. Bij het organiseren van je eerste event hoeft het echter allemaal echt niet zo groot. “Ik liet mijn idee van het ‘ideale event’ los en begon klein. Dat was een ontbijtje met vijf mensen. Nu ga ik voor een event met tien mensen, samen met Deisy!”

 

2. Prik een datum

Heel simpel: kies een datum, anders duurt het eeuwen voor je ideeën worden omgezet in actie.

 

3. Denk niet te moeilijk

In het verlengde van  ‘begin klein’ is er ook ‘denk niet te moeilijk’. Houd het event behapbaar, voor zowel jezelf als de bezoekers. Melle: “Persoonlijke aandacht is altijd fijn, dus waarom bijvoorbeeld niet gewoon in gesprek met elkaar in plaats van presentaties van sprekers?”

 

4. Pas je plannen aan op de locatie

“Toen Deisy en ik besloten om samen een event te organiseren, begonnen we als een dolle locaties te zoeken. Dat bleek moeilijker dan gedacht.  De ene locatie was te duur, de ander had geen afgesloten ruimte, en bij weer een ander mocht er in de ruimte niet gegeten worden. Ook is een inspirerende plek wel fijn. Mijn tip is daarom: kijk wat het aanbod van locaties is en pas daar een beetje je plannen op aan in plaats van andersom.”

 

5. Do your to-do-list

Daar komt alles eigenlijk op neer: bedenk wat je allemaal nodig hebt en ga het regelen. “Hoewel ik zelf meer van de ideeën ben, is mijn event-partner Deisy echt van het doen. Doelen stellen, lijstje maken en go go go! Gewoon doen is zoals altijd de truc!” Voegt toe: “Ondertussen schijt ik zeven kleuren hoor, het is heel spannend.”

 

6. Vraag de bezoekers om input

Voor wie niet helemaal weet wat er dan precies op een event moet gebeuren: vraag het de bezoekers! De meeste mensen zullen voor jou en de globale onderwerpen komen, maar wat je precies aan bod laat komen, pas je aan aan de wensen van je bezoekers. “Ik vind het heel bijzonder om te zien wat de bezoekers met ons willen bespreken en ga daar zeker voor zorgen”, aldus Melle.

 

7. Promoot het event

Melle: “Uiteraard hebben we ons event op social media gedeeld. Dan helpt het dat we als bloggers al een redelijk bereik hebben natuurlijk. We hebben ook een filmpje gemaakt en die op onze blogs geplaatst. Toch blijft het lastig om van lezers bezoekers te maken. Mensen reageren dat ze het event leuk vinden, maar kopen toch geen kaartje.”

 

8. Maak het niet te duur, maar ook niet gratis

Reken voor je eerste event niet meteen een fors bedrag. Het is nog maar de vraag of je het waard bent. “Wij kunnen met het geld dat we binnenhalen met de toegangskaartjes net de zaalhuur, drankjes en wat decoratie betalen”, zegt Melle. “Het liefst hadden we onze bezoekers via Ticketscript of iDeal laten betalen, maar met een klein event weegt de professionaliteit daarvan niet op tegen de kosten.” Een gratis event kan last-minute afzeggingen in de hand werken.

 

9. Verwacht niet te veel, het kan de volgende keer alleen maar beter gaan!

Tot slot: verwacht er niet al te veel van. Het is de eerste keer! “Het enige dat je kunt doen is leren van de tips en feedback van de bezoekers om het de volgende keer weer beter te doen.”

 

Benieuwd naar het tweede event van Melle (en Deisy) vol inspiratie voor je werk en de rest van je leven? Er zijn nog een paar kaarten beschikbaar. Datum: zondag 9 oktober 2016. Locatie: Kantien, Utrecht.

Share

Over Suzanne

Traveladdict, girlboss, digital nomad, happinessjunkie Suzanne begon in 2009 met bloggen. Vanaf april 2012 doet ze dat op VrijeMeid.nl. Naast haar blog is Suzanne sinds 2016 zelfstandig pr-adviseur en inspireert zij anderen om ook hun dromen na te jagen. Kijk voor meer informatie over pr, content en workshops op www.suusjehq.nl en www.pr-cursus.nl.

Een reactie plaatsen

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *