Zeven vragen en antwoorden over boekhouding en belasting als locatie-onafhankelijk ondernemer.
Door Nikkie den Dekker van Paperdork
Je business mag dan wel volledig locatie-onafhankelijk zijn, de bijbehorende verplichtingen zijn dat vaak niet. Waarschijnlijk zit je met jouw bedrijf nog altijd vast aan de regels van de Nederlandse Belastingdienst. Toch?
Er zijn verschillende vragen rondom boekhouding die voor locatie-onafhankelijk ondernemers relevanter zijn dan voor reguliere ondernemers. Nikkie – co-founder van boekhoudoplossing Paperdork – beantwoordt ze!
Mag ik zomaar overal werken?
Ja, je bent in principe vrij om te werken waar je wilt. Dat hoeft dus niet per se vanuit Nederlands te zijn. We hebben klanten die letterlijk de hele wereld over reizen. Het is alleen wel belangrijk dat je rekening houdt met waar je belastingplichtig bent. Dat bepaalt namelijk waar je belasting moet betalen en welke belastingregels er voor jou van toepassing zijn.
Hoe weet ik dan waar ik belastingplichtig ben?
Als je reist of veel in het buitenland zit, dan is het soms wat onduidelijk waar je belastingplichtig bent. In principe geldt dat wanneer je in Nederland woont, je ook in Nederland belastingplichtig bent. Maar dat wordt natuurlijk wat onduidelijker op het moment dat je voor langere tijd in het buitenland bent. Als je langer dan 183 dagen in een land verblijft, dan word je automatisch belastingplichtig in dat land. Bij een eventuele controle van het land waar je woonachtig bent zal de Belastingdienst niet alleen kijken naar het land waar je daadwerkelijk ingeschreven staat, maar ook naar zaken zoals waar jij je huisarts en sociale leven hebt.
Hoe houd ik mijn uren bij en welke uren tellen mee?
Als ondernemer is het belangrijk om je uren goed bij te houden. Op het moment dat je aan het urencriterium – 1225 uur per jaar – voldoet dan heb je namelijk recht op bepaalde aftrekposten. En dat kan je letterlijk duizenden euro’s per jaar besparen. Het beste kun je je uren bijhouden via een handige urenregistratie app, zoals Toggl of Keeping. Op die manier heb jij je registratie altijd bij de hand, waar je ook maar bent. Al je zakelijke uren mag je registreren, het hoeven niet per se declarabele uren te zijn. Dus ook de tijd dat je een call hebt met een potentiële klant, of bezig bent op social media voor je bedrijf tellen mee. Ga je tussendoor ergens de toerist uithangen? Dan telt die tijd uiteraard niet mee.
Hoe houd ik online mijn administratie bij?
Het is te allen tijde aan te raden om vanaf het begin dat je onderneemt direct een goede en gestructureerde administratie bij te houden. Dat is voor locatie-onafhankelijk ondernemers niet anders dan voor andere ondernemers. De wijze waarop dat gebeurt kan echter wel een verschil maken. Als locatie-onafhankelijk ondernemer is het nog belangrijk als je altijd, overal en op elk device bij je administratie kunt en je bonnen kunt uploaden. Deze moet je namelijk bewaren voor een eventuele belastingcontrole. Kies daarom vanaf het begin voor een boekhoudprogramma in de cloud, zodat je niet met je ordner en schoenendoos hoeft rond te reizen.
Welke reisgear mag ik op de zaak zetten?
Als je reist en werkt tegelijk, dan heb je ongetwijfeld ook wat reisgear in je koffer of backpack die je (deels) ook zakelijk gebruikt. In dat geval mag jij een deel van de kosten wellicht op de zaak zetten. Dat zorgt er weer voor dat je minder belasting hoeft te betalen. Denk bijvoorbeeld aan een laptop, telefoon (incl. abonnement), camera, drone, actioncam, powerbank of externe harde schijf. Voor dit soort kosten geldt: het zakelijke deel van de uitgaven is aftrekbaar.
Check hier wat ik altijd mee op reis neem als digital nomad >
Welke reis- en verblijfkosten mag ik op de zaak zetten?
Ook bij je reis- en verblijfkosten geldt dat je alleen de puur zakelijke kosten op de zaak mag zetten. Als je echt een digital nomad bent die fulltime reist en onderneemt dan is dat soms een grijs gebied. Maar de Belastingdienst is hier redelijk streng op. Als je een reis echt puur uit zakelijk oogpunt maakt, zoals het bezoeken van een conferentie, dan mag je de kosten op de zaak zetten. Als je reist en tussendoor werkt dan zijn jouw reis- en verblijfkosten niet zakelijk. Maar huur je een dagje een plek in een coworking space of ga je eten met een potentiële klant? Dan zijn dat wel weer zakelijke kosten.
Hoe zit het met BTW in het buitenland?
Als je een online business hebt, dan is de kans ook groter dat jouw klanten zich ook buiten Nederland bevinden. Of andersom dat je juist iets uit het buitenland wilt inkopen. Hoe zit het dan met de BTW? Zijn jouw klanten andere ondernemers binnen de EU? Dan moet je de BTW verleggen door de woorden ‘BTW verlegd’ op de factuur te zetten en het BTW nummer te vermelden. Bij verkopen buiten de EU breng je over het algemeen helemaal geen BTW in rekening. Maar let op: als je aan particulieren verkoopt – ongeacht of dit binnen of buiten de EU is – dan moet je wél weer BTW rekening brengen. Zorg er dus voor dat jij ook altijd jouw BTW nummer vermeld op het moment dat je zelf inkopen doet in het buitenland. Daarnaast gelden er voor de BTW regels voor enkele landen of producten uitzonderingen. Dus het is altijd verstandig om dit na te vragen bij je boekhouder.
Over Paperdork
Paperdork is een innovatieve totaaloplossing voor boekhouding. Voor een vast bedrag per jaar krijg je toegang tot een online boekhoudapp en een ‘cijferbaas’ die checkt op fouten, alle aangiftes doet en waar je al je vragen aan kunt stellen.
Er zijn ook landen die een 90-dagen termijn hanteren voor de belastingplicht! (bv. Maleisia) Verder geldt naast belastingplicht ook nog het betalen van sociale verzekeringen (en daarvoor zijn weer andere termijnen) en heb je een ziektekostenverzekering nodig, die hiervoor geschikt is. Dat mis ik in dit bericht. En of je in alle landen op een toeristenvisum ook als digitaal nomad mag werken, is waarschijnlijk niet helemaal duidelijk of juist.